Stehen sich die Worte „digital“ und „gastfreundlich“ Ihrer Meinung nach diametral gegenüber? Nicht, nachdem Sie Linda Bosman und Maarten Moors, Verkaufsberater bei Voorraedt / kennengelernt haben. Smart Event Manager , und fragen sie nach ihrer Meinung. Wir sind überzeugt, dass das Gegenteil der Fall ist. Wenn Sie ein digitales Tool wie z.B. unser überarbeitetes Online-Reservierungsmodul richtig einsetzen, können Sie júist mehr Zeit, sich mit Ihren Gästen zu beschäftigen.‘
Smart Event Manager ist eine intelligente Software für das Veranstaltungsmanagement, die ganz auf die Unterstützung von Veranstaltungsprofis ausgerichtet ist. Mit unserer Software versuchen wir, alles so einfach wie möglich für unsere Benutzer zu machen. Unsere Tools müssen also klar und einfach sein“, beginnt Maarten. Da viele unserer Kollegen aus der Industrie kommen, sind wir sehr gut in der Lage, zwischen Realität und Software zu vermitteln. Die Software löst Probleme, die den Menschen in der Praxis begegnen.‘
Auszeit für Gastfreundschaft
Gerade aufgrund seiner Branchenkenntnisse weiß Smart Event Manager, wie wichtig Gastfreundschaft ist. Linda: „Wir hören manchmal von unseren Kunden, dass sie vor dem Einsatz digitaler Tools zurückschrecken. Sie befürchten, dass der Einsatz eines digitalen Tools nicht gastfreundlich ist, weil sie dann nicht mit ihrem Kunden sprechen können. Aber der richtige Einsatz eines digitalen Tools setzt Zeit frei, in der sich Veranstaltungsprofis auf das konzentrieren können, was sie gut können: Veranstaltungen organisieren und sich um die Gäste kümmern, die Aufmerksamkeit brauchen.
Anfrage oder direkte Buchung
Das Modul Online Booking wird häufig für einfache Buchungen wie Meetings und Schulungen verwendet. Oft besteht eine Veranstaltung aus den gleichen Elementen. Diese lassen sich gut digital buchen. Darüber hinaus können Kunden das Tool auch für Anfragen nutzen. Bei uns ist das Modul so konzipiert, dass Sie eine Anfrage stellen können, die direkt als Option in Smart Event Manager aufgenommen wird. Die Buchung ist also tatsächlich als Option in Smart Event Manager enthalten“, sagt Linda. Als Eventmanager müssen Sie das nur noch akzeptieren. Andererseits können Sie auch direkt auf der Grundlage der mit Smart Event Manager verknüpften Verfügbarkeit buchen. Unser Modul prüft die Verfügbarkeit immer in Echtzeit.‘
Mehr Zeit für Anpassungen
Die Tatsache, dass Sie mit dem Modul in beide Richtungen gehen können, macht Online Booking einzigartig. Sie können sogar pro Reservierungstyp festlegen, ob Kunden direkt buchen können oder nicht“, fügt Maarten hinzu. Für ein Meeting ist das vielleicht in Ordnung, aber für eine Partynacht können Sie nur eine Anfrage stellen.
Größere Veranstaltungen oder Konferenzen erfordern in der Regel mehr Personalisierung“, stimmt er zu. Aber wenn Sie den ersten Kontakt digital herstellen, nehmen Sie der Reservierungsabteilung eine Menge Arbeit ab, so dass mehr Zeit für größere oder komplizierte Veranstaltungen bleibt, die Aufmerksamkeit erfordern. Für maßgeschneiderte Veranstaltungen kann eine Anfrage über ein digitales Tool ein gutes Sprungbrett sein. Der erste Kontakt kann rund um die Uhr hergestellt werden und die Beziehung wird im System angelegt. Sobald Sie den Kunden anrufen, der die Anfrage stellt, wissen Sie sofort, woran er interessiert ist, und können direkt zur Sache kommen.
Gastfreundschaft liegt im Zusammenspiel
Für Linda und Maarten liegt die Gastfreundschaft daher vor allem in der Interaktion. Maarten: ‚Nicht nur in dem Modul, das Sie irgendwo kaufen, sondern auch in dem Ton, in dem Sie die Menschen auf Ihrer Website ansprechen und sie mitnehmen. Die Bedingung ist, dass das alles perfekt zusammenspielt. Ein digitales Tool muss den direkten Kontakt nicht ersetzen, es ist nur ein zusätzlicher Service, den Sie Ihrer Website hinzufügen. Und dieser Service ist auch ein Stück Gastfreundschaft.
Dieser Artikel erschien im Juni 2024 auf events.co.uk
Text: Mahlee Plekker
Fotografie: Met Pitt
