Erfolgsgeschichte
Breepark
Breepark ist der größte Veranstaltungsort und Freizeitpark am Stadtrand von Breda. Die Veranstaltungshalle bietet Platz für 13.000 Besucher und bietet zusammen mit den Konferenz- und Tagungsräumen sowie dem 2,5 Hektar großen Outdoor-Festivalgelände unbegrenzte Möglichkeiten. Unsere Halle ist der Schauplatz der aufregendsten TV-Produktionen und der perfekte Ort für unvergessliche (Firmen-)Partys, Musik- und Sportveranstaltungen, Festivals, Messen und Konferenzen.
Entscheidung für Smart Event Manager
Das Breepark-Team umfasst verschiedenen Abteilungen, die mit unterschiedlichen Dokumenten und Systemen arbeiteten, um alle Geschäftsanfragen korrekt zu bearbeiten. Dieser umständliche Prozess führte zu erheblichem Verwaltungsaufwand und kostete wertvolle Zeit. Breepark hatte schon lange den Wunsch, diesen Prozess effizienter und weniger zeitaufwändig zu gestalten.
Nachdem wir verschiedene Buchungssysteme geprüft hatten, entschied sich Breepark für SEM.
Ich bin Vera und arbeite in der Vertriebsabteilung von Breepark. Ich habe bereits Erfahrungen mit SEM gemacht und aufgrund meiner früheren Erfahrungen sowie der vielfältigen Möglichkeiten, die SEM bietet, haben wir uns entschieden, unsere Arbeitsabläufe mit diesem System zu optimieren. Eine Demonstration von SEM für alle beteiligten Abteilungen war ausschlaggebend.
Zeitersparnis
SEM standardisiert viele Prozesse, was Fehler nahezu unmöglich macht. Ein Angebot für ein einfaches Meeting, dessen Erstellung früher üblicherweise eine Stunde dauerte, kann nun innerhalb von 10 Minuten an den Kunden geschickt werden. Alle getroffenen Vereinbarungen sind klar ersichtlich, da sämtliche Informationen unkompliziert in die Buchung eingefügt werden können. Auch die Übergabe vom Vertrieb an die ausführenden Abteilungen ist viel vollständiger und besser organisiert.
Die Organisation unserer großen Veranstaltungen und Festivals stellt immer noch eine Herausforderung dar, wenn es darum geht, sie im System richtig zu verarbeiten. Während SEM besonders stark bei Meetings und mehrtägigen (kleineren) Konferenzen ist, ist die Handhabung einer Großveranstaltung wie eines Musikfestivals eine andere Herausforderung. Hier treffen viele Informationen erst im Nachhinein ein, und es entsteht zusätzliche Arbeit mit Kostenberechnungen, Nachkalkulationen und terminierten Rechnungen. Zusammen mit Tessa, unserer Beraterin für die Implementierung von SEM, haben wir die Möglichkeiten erkundet und bereits viele Lösungen gefunden. Obwohl es hier und da Punkte gibt, die wir uns anders gewünscht hätten, verstehen wir, dass es schwierig ist, für jedes Unternehmen eine 100%ige Lösung zu finden.
Schnelle Implementierung
Tessa hat uns durch den Prozess geleitet und dabei exzellente Arbeit geleistet. Da ich Tessa bereits von meiner früheren Arbeit kannte, war die Zusammenarbeit sehr angenehm. Mit einem grundlegenden Verständnis für SEM konnte ich die Implementierung schnell vorantreiben. Wir haben einige Anpassungen vorgenommen, um das System optimal für Breepark einzurichten, und es blieb sogar Zeit für zwei Schulungen der Basisanwendungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Breepark.
Wir haben nun mit der Nutzung von SEM begonnen, und das System arbeitet im Hintergrund kontinuierlich, um alles zu vervollständigen und zu aktualisieren. Obwohl bereits viele organisatorische Fragen aufgetaucht sind, bin ich zuversichtlich, dass ich sie selbst oder mit Unterstützung eines Beraters lösen kann. Die Einarbeitung in das System offenbart ständig neue Aspekte, was bei einer Umstellung auf ein neues System üblich ist und Zeit benötigt. Der Grundstein ist jedoch gelegt, und es liegt nun an uns, SEM so effizient wie möglich für Breepark zu nutzen.
Wir sind überzeugt, dass wir erheblich von diesem System profitieren werden!
Im Namen von Breepark, Vera van Leeuwen, Leiterin Vertrieb/Kundenbetreuerung
