Erfolgsgeschichte
De Maassilo
De Maassilo im Rotterdamer Maashaven ist ein über 100 Jahre altes Getreidesilo, das zu einer einzigartigen Event-Location umgestaltet wurde. Die raue, industrielle Atmosphäre verleiht dem Maassilo seinen besonderen Charme. De Maassilo wurde bis in die 1990er Jahre noch als Getreidesilo genutzt. Die Geschichte ist überall spürbar und macht die Location einzigartig. Bevor De Maassilo für Veranstaltungen genutzt werden konnte, musste es gründlich renoviert werden. Ausgangspunkt der Renovierung war es, so viele authentische Details und den industriellen Look wie möglich zu erhalten. Industrieller als das Maassilo geht es kaum, aber trotz dieses rauen Umfelds ist die Location mit allen modernen Einrichtungen wie Heizung, Lüftung, Bühnen, (bewegliche) Beleuchtung und audiovisueller Technik ausgestattet. Der Veranstaltungsort verfügt über eigenes Personal, das sich von A bis Z um die Veranstaltung kümmert.
Herausforderung
Vor Covid-19 wurden Angebote in Excel erstellt, Drehbücher in Word, und Verträge wurden separat verschickt. Alle diese Daten mussten jedes Mal neu eingegeben und angepasst werden. Da kann man leicht Fehler machen, was manchmal zu einem Mangel an Übersicht und Produktivität führte. Während der Lockdowns begannen wir daher, nach einem Programm zu suchen, das diese Prozesse vereinfachen könnte. Nachdem wir uns verschiedene Buchungssysteme angeschaut hatten, sind wir schließlich bei Smart Event Manager gelandet.
Unsere Ziele
Unser Ziel war es, die Prozesse zu beschleunigen und damit wertvolle Zeit zu sparen. Außerdem wollten wir die Qualität unserer Daten verbessern. Dank SEM können wir Standardreservierungen nahtlos in unser System integrieren, ohne jedes Mal alle Informationen erneut eingeben zu müssen. Dies spart wertvolle Zeit. Zudem behalten wir den Überblick darüber, wann Angebote verschickt wurden und ob Kunden diese angenommen haben. Vereinbarte Termine mit unseren Kunden können direkt bei der Buchung vermerkt werden, was die Kommunikation effizienter macht. Auch die Rechnungsstellung nach Veranstaltungen erfolgt nun schneller, da die Anbindung an unserem Buchhaltungsprogramm manuelle Eingaben überflüssig macht. Selbst Zahlungseingänge werden automatisch an SEM zurückgemeldet.
Unterstützung
Die Einführung von SEM verlief äußerst erfolgreich und reibungslos. Wir hatten mehrere Unterstüzungssessions pro Woche. Nach jeder Session erhielten wir eine Checkliste mit den Punkten, die besprochen worden waren und was wir selbst tun konnten, um das System weiter zu vervollständigen. Wenn wir in der Zwischenzeit Fragen hatten, war der Helpdesk immer bereit, uns zu helfen. Inzwischen haben wir SEM in Betrieb genommen und stoßen manchmal noch auf Probleme, aber die Umstellung auf ein neues System braucht Zeit und der Helpdesk kann uns immer helfen.
Im Namen von Maassilo, Nathalie van der Linden
