Erfolgsgeschichte
Het HEM und die Umstellung auf SEM
Ausgehend von dem Wunsch, unser Unternehmen zu professionalisieren, suchten wir nach einem Buchungssystem, das nicht nur benutzerfreundlicher war, sondern auch mehr Struktur innerhalb der verschiedenen Abteilungen bot. Außerdem wollten wir es sowohl für unsere eigenen Ausstellungen und öffentlichen Veranstaltungen als auch für kommerzielle Vermietungen nutzen. Das gewünschte System musste also einen guten Rahmen für die Möglichkeiten und Unmöglichkeiten bieten, ganz unterschiedliche Veranstaltungen parallel zu organisieren. Das System sollte nicht nur die Verfügbarkeit der Räumlichkeiten anzeigen, sondern auch den Überblick darüber behalten, welche Ausstattung sich im Haus befindet, was bereits genutzt wird und was noch verfügbar ist.
Unsere Suche
Wichtig war uns auch, dass die Erstellung eines Veranstaltungsdrehbuchs schneller geht und das Unternehmen einen besseren Überblick über den Status von Veranstaltungen und Vereinbarungen mit Dritten hat. Die Standardisierung der Prozesse war ebenfalls ein wichtiger Aspekt unserer Suche.
Die Umstellung auf ein System bedeutete auch, dass wir uns nach einem neuen Ticketingsystem umsehen mussten. Auch hier haben wir Anbieter von Buchungsprogrammen und Ticketingsystemen gegenübergestellt und Angebote und Kosten verglichen, um eine gute Wahl zu treffen.
Wie organisieren wir unsere Veranstaltungen?
Wir verwalteten interne und externe Veranstaltungen mit getrennten Dokumenten für Angebote, Bestätigungen und Drehbücher. Übersichten für kommerzielle Vermietungen wurden in Excel geführt. Anfragen und Buchungen sowohl für unser eigenes Programm als auch für Firmenveranstaltungen wurden in einem Ticketing-Programm bearbeitet, das auch die Personalplanung beinhaltete, aber keine finanziellen Vereinbarungen treffen konnte.
Die Planung von mehrtägigen Buchungen in diesem System war sehr zeitaufwendig, da sie täglich durchgeführt werden musste (nicht sehr benutzerfreundlich für eine 3-monatige Ausstellung).
Die Umstellung auf Smart Event Manager
Anfang 2021 haben wir dann den Wechsel vollzogen und uns für Smart Event Manager und Global Ticket entschieden. Bei der Entscheidung für SEM waren folgende Punkte ausschlaggebend:
- Nicht mehr immer wieder die gleichen Aktionen durchführen zu müssen, sondern Programme als Standardreservierungen im System zu hinterlegen und damit Zeit zu sparen.
- Weitere Standardisierung von Prozessen wie Angebotserstellung, Mietvertragserstellung, E-Mail-Versand und Rechnungsstellung erfolgen ebenfalls automatisch.
- Qualitätsverbesserung
- Integration mit unserem Buchhaltungsprogramm
- Alle Informationen zu allen Veranstaltungen sind für das gesamte Unternehmen an einem Ort verfügbar, auch wenn sie noch optional sind
- Gutes CRM-System
- Umfassende Reporting-Möglichkeiten
- Alles in allem: Zeit sparen und viel weniger Fehler!
Unterstützung
Die Implementierung von SEM verlief sehr gut und reibungslos. Mit mehreren kurzen Remote-Meetings pro Woche und der weiteren Arbeit im und mit dem System waren wir innerhalb von zwei Monaten einsatzbereit. Die sehr gute Erreichbarkeit des Helpdesks und die Hilfe bei allen unseren Fragen und Problemen war ebenfalls sehr hilfreich.
Wer wir sind
Direkt am Nordseekanal, gegenüber von Amsterdams Westpoort, liegt das riesige Industriegebiet Hembrug. Früher war es ein von der Außenwelt abgeschlossenes Militärgelände, auf dem bis nach dem Zweiten Weltkrieg Waffen und Munition hergestellt wurden. Eine militärische Funktion hat das Gelände schon lange nicht mehr. Heute ist es ein Wohn- und Erholungsgebiet mit 35 nationalen und 22 kommunalen Baudenkmälern.
Eines davon, eine Geschossfabrik aus dem Jahr 1956 mit unterirdischem Schießstand, wurde 2017 von unserer Muttergesellschaft Amerborgh erworben und 2018 zu dem umgebaut, was es heute ist: ein „Haus“ als Treffpunkt für zeitgenössische Kultur. Das 200 Meter lange, schneeweiße Gebäude umfasst mehrere offene Räume, in denen Kunst erlebt und geschaffen wird und in denen Besucher verschiedene Kunstformen in ihrem eigenen Tempo erkunden können.
Der Huiskamer im Erdgeschoss ist das Herzstück von Het HIM. Dieser frei zugängliche Raum ist als Ort konzipiert, an dem man sich wie „zu Hause“ fühlen kann (der Name „HEM“ leitet sich vom germanischen Wort „haima“ ab, das „Heim“ bedeutet). Mit einer Bibliothek, einer Film- und Podcast-Ecke (The Couch), einer Musikbar, zwei Restaurants und einer schönen Terrasse am Noorzeekanaal ist Het HEM ein angenehmer Ort zum Entspannen.
Das Het HEM ist ein öffentliches Kunstprogramm, es gibt Kooperationen mit Bildungseinrichtungen, einen Artist-in-Residence-Raum (in dem Künstler vorübergehend leben und arbeiten können) und es beherbergt sechs Ateliers. Neben der kulturellen Nutzung wird das Gebäude auch für kommerzielle Veranstaltungen sowie für Film- und Fotoaufnahmen genutzt. Het HEM wurde im Sommer 2019 mit Chapter 1NE“ eröffnet, der ersten Ausstellung, mit der sich Het HEM der Welt vorgestellt hat.
Im Namen von Het HEM, Miquel Scholtens Moreira & Nora Schuit
