Was vor 25 Jahren als zielgerichtetes Tool für ein Veranstaltungszentrum begann, entwickelte sich im Laufe der Jahre zum Smart Event Manager: einer intuitiven, webbasierten Software, die Ihr (Veranstaltungs-)Geschäft umfassend unterstützt. Ein Vierteljahrhundert später blickt Managing Partner Jaap de Vries auf ein Abenteuer voller Herausforderungen, Innovationen und Wachstum zurück. Was einst mit einer Idee seines Vaters begann, ist heute das Rückgrat zahlreicher Unternehmen in der Eventbranche. „Wenn ich durch die Niederlande fahre, treffe ich so oft auf einen unserer Kunden. Das ist immer noch ein magisches Gefühl für mich.“
Dieser Artikel ist im April 2025 im Original auf events.nl erschienen. Die Autorin Mahlee Plekker hat Jaap de Vries anlässlich unseres 25-jährigen Bestehens interviewt.
Es klingt ein bisschen wie aus einem Kinderbuch: Am 1. Januar 2000 begann der Vater von Jaap – Lex de Vries – mit der Entwicklung eines Reservierungssystems. Er tat dies aus der Leidenschaft heraus, die bestmögliche Software für seine Kunden zu entwickeln – eine Mission, mit der sich Jaap voll und ganz identifizieren konnte. Noch während seines Wirtschaftsstudiums beschloss er, seinem Vater zu helfen. Beim Programmieren lernte er das Handwerk. Jaap: „Mir gefällt die Kombination aus Tüfteln beim Bauen und den Ergebnissen für die Kunden.
Und jetzt sind wir 25 Jahre weiter“, lacht er. Obwohl der Smart Event Manager in dieser Zeit viele Entwicklungen durchlaufen hat und die intelligente Software von Anfang an geschätzt wurde, ist eines klar: „Ohne unsere Kunden hätte es den Smart Event Manager nicht so lange gegeben“, sagt Jaap.
Die Software macht wirklich einen Unterschied
„Wir haben schnell gemerkt, dass wir mit unserer Software wirklich etwas bewegen können“, sagt Jaap. Smart Event Manager ist heute ein solides Unternehmen mit einem Team von Spezialisten. Ab und zu programmiert Jaap noch selbst. „Aber dann habe ich immer das Gefühl, ein bisschen zu schwänzen“, lacht er. „Unser Team besteht aus Leuten mit einer guten Mischung an Eigenschaften, auf die ich sehr stolz bin. Einige sind stark im Programmieren, andere haben ein gutes Händchen im Umgang mit Menschen. Wir sind jetzt 40 Leute, und ich finde es toll, in einem so netten Team zu arbeiten.“
Kundenorientiert und intuitiv
Eine der größten Stärken des Smart Event Managers ist seine Benutzerfreundlichkeit. „Die menschliche Seite ist uns sehr wichtig. Wir sehen uns nicht nur als Softwarelieferant – der Support ist mindestens genauso relevant“, sagt Jaap. „Unsere Software ist für die Menschen gemacht, die täglich damit arbeiten. Sie ist intuitiv bedienbar und unterstützt den gesamten Prozess des Veranstaltungsmanagements – von der Online-Buchung über die Personalplanung bis hin zur Küchensteuerung und Rechnungsstellung. Kürzlich habe ich mit einem Kunden gesprochen, der mir erzählt hat, dass er mit unserem System drei Tage Verwaltungsarbeit pro Woche einspart. Das ist natürlich fantastisch zu hören!“
„Wenn ich an die Kunden denke, die wir bedienen, bin ich sehr stolz“
„Wenn ich an die Kunden denke, die wir bedienen, bin ich sehr stolz“, sagt Jaap. „Ich finde es auch sehr cool zu sehen, dass der Smart Event Manager das Herzstück vieler Prozesse bei unseren Kunden ist. Große Organisationen arbeiten komplett mit unserer Software, die oft mit verschiedenen anderen Systemen verknüpft ist. Man kann den Smart Event Manager in einer einfachen Form nutzen, aber er hat viele Funktionen. Mir gefällt es, wenn Kunden alle Optionen implementieren, um das Beste aus der Software herauszuholen. Wir versuchen immer, sie dabei zu unterstützen – sei es durch gute Beratung bei der Implementierung, durch unseren Helpdesk oder durch Best Practices aus den Locations, mit denen wir bereits zusammenarbeiten.“
Von gut zu großartig
In den letzten Jahren hat sich der Smart Event Manager stark weiterentwickelt. Die ursprüngliche Desktop-Version wurde vollständig in eine Cloud-Anwendung umgewandelt. „Das war eine große Aufgabe, die zehn Jahre gedauert hat“, sagt Jaap. „Das bedeutet, dass wir jetzt einer wirklich guten Zeit entgegengehen, in der wir uns voll und ganz auf die weitere Optimierung und Erweiterung konzentrieren können. So können wir unsere Software für unsere bestehenden Kunden noch besser machen. Wir sind jetzt in der Phase von ‚gut‘ zu ‚großartig‘.“
25 Jahre in die Zukunft?
„So weit kann ich nicht in die Zukunft schauen“, lacht Jaap. Aber er geht davon aus, dass der Smart Event Manager in den kommenden Jahren weiter wachsen wird. Eine dieser Wachstumschancen ist der Schritt ins Ausland. „Wir haben auf dem deutschen Markt angefangen, und das ist ein großes Abenteuer“, sagt Jaap. „Dort fangen wir im Grunde bei Null an, aber mit einem Berg an Erfahrung.“
Smart Event Manager untersucht auch, wie KI helfen kann, noch effizienter zu arbeiten und bestehende Kunden besser zu unterstützen. „Wenn wir von 25 Jahren in der Zukunft sprechen, bin ich mir zu 100 Prozent sicher, dass vieles davon KI-gesteuert sein wird. Diese Art von Entwicklung ist genau das, was wir als Team lieben“, sagt Jaap. „Ich bin sehr neugierig, was uns in den nächsten 25 Jahren erwartet!“
Text: Mahlee Plekker
Fotografie: Met Pitt
