Succesverhaal
Breepark
Breepark is de grootste evenementenlocatie en hét vrijetijdsgebied aan de rand van Breda. De evenementenhal biedt ruimte aan 13.000 bezoekers en zorgt, samen met de congres- en vergaderzalen en het outdoor festivalterrein van 2.5Ha, voor onbegrensde mogelijkheden. Onze hal is dé plek voor de gaafste TV producties en je organiseert en beleeft hier de leukste (bedrijfs)feesten, muziek- en sportevenementen, festivals, beurzen en congressen.
Keuze voor Smart Event Manager
Team Breepark bestaat uit verschillende afdelingen en deze afdelingen werkten gezamenlijk in verschillende documenten en systemen om alle zakelijke aanvragen op de juiste manier te behandelen. Kostbare tijd ging hiermee verloren, want het gaf veel administratief werk. Dit proces minder tijdrovend maken was al een lange tijd een grote wens van Breepark.
Na onderzoek van verschillende reserveringssystemen, heeft Breepark gekozen voor SEM.
Ik, Vera, werk op de sales afdeling van Breepark en had al eerder gewerkt met SEM. Mede door mijn eerdere ervaring en de uiteenlopende mogelijkheden die SEM bood, hebben wij ervoor gekozen onze werkprocessen met dit systeem te verbeteren. Een demo van SEM aan alle betrokken afdelingen gaf de doorslag.
Tijdsbesparing
SEM standaardiseert veel. Hierdoor is het maken van fouten bijna niet meer mogelijk. Daar waar een offerte voor een simpele vergadering normaliter een uur tijd kostte, is dit teruggebracht in een proces waarbij je de offerte binnen 10 minuten naar de klant kan sturen. Het is duidelijk welke afspraken gemaakt zijn met de klant omdat je bij de reservering makkelijk alle informatie kwijt kan. De overdracht vanuit sales naar de uitvoerende afdelingen is hierdoor ook veel completer en overzichtelijker.
Onze grote evenementen en festivals bieden nog wel enige uitdaging om deze goed in het systeem te verwerken. SEM is erg sterk in vergaderingen en meerdaagse (kleine) congressen, maar een groot evenement als een muziekfestival is een andere tak van sport. Hierbij komt veel informatie pas achteraf, en wordt veel gewerkt met additionele kosten, nacalculaties en termijnfacturen. Samen met Tessa, onze consultant voor de implementatie vanuit SEM, hebben we gekeken naar de mogelijkheden en hebben we al veel oplossingen bedacht. Hier en daar zijn er punten die voor ons anders hadden gemogen, maar wij begrijpen dat het lastig is om voor iedere organisatie 100% sluitend te zijn.
Vlotte implementatie
Tessa heeft ons goed begeleid. Ik kende Tessa al vanuit mijn vorige werk, wat makkelijk schakelen was. De basis van SEM was voor mij al bekend, dus die inrichting is ontzettend snel gedaan. Hier en daar is er wat bijgestuurd en aangesterkt, om het systeem voor Breepark goed in te richten. Er was zelfs tijd over om 2 basistrainingen te verzorgen voor de medewerkers van Breepark.
Inmiddels zijn we gestart met SEM en wordt op de achtergrond alles verder aangevuld en bijgewerkt. Er zijn nog veel vragen vanuit de organisatie die ik zelf kan oplossen en anders met hulp van een consultant. Werkende weg loop je tegen punten aan, dat zal nog even zo blijven, want een omschakeling naar een nieuw systeem kost tijd. De basis is gemaakt en nu is het aan ons om SEM zo efficiënt mogelijk in te zetten voor Breepark.
We verwachten dat we veel profijt gaan hebben van het systeem!
Namens Breepark, Vera van Leeuwen, Sales-/accountmanager
