Succesverhaal
SEM zorgt ervoor dat we blijven groeien
‘Smart Event Manager (SEM) voelt als een warme jas. Hij zit comfortabel en is zo goed als op maat gemaakt’, zegt Oetze Mulder, eigenaar van restaurant en partycentrum De Postwagen in het Groningse Tolbert. ‘Wij gebruiken de slimme software als sinds 1999. In de loop der jaren zijn wij als bedrijf gegroeid. Mede dankzij SEM, die met ons meegroeide.’
Over De Postwagen
De Postwagen telt 80 medewerkers en biedt een breed pakket aan ‘geluksmomentjes’, zoals ze het zelf noemen. Van een romantisch etentje tot een groot (thema)feest en van een betoverende bruiloft tot een inspirerende lezing. ‘Ons aanbod en de doelgroep is breed en het aantal gasten groot. SEM biedt (financieel) overzicht, zorgt ervoor dat de communicatie goed verloopt, helpt ons efficiënt werken en zorgt ervoor dat we minder fouten maken’, zegt Oetze Mulder.
‘Hoe het in de praktijk werkt? ‘Gasten kunnen online reserveren. En eigenlijk gaat vanaf het moment dat zij op de verzendknop drukken bijna alles automatisch. We kunnen binnen enkele minuten een gelikte offerte van een complete bruiloft te versturen. Bij een reservering van een diner of een bedrijfsuitje is er een directe koppeling met de keuken, het restaurant, de aanbieder van de activiteiten en het roostersysteem. Kortom, iedereen beschikt over de juiste informatie en weet wat hem of haar te doen staat. En na afloop staat er een overzichtelijke factuur klaar.’
‘Het fijne hieraan is dat de onderlinge communicatie en afstemming ontzettend soepel gaat. Iedereen doet waar hij of zij goed in is. Er is minder stress, we maken minder fouten en als ondernemer beschik ik over een mooi dashboard met overzichtelijke informatie waar ik op kan sturen. Ik heb tijd om te ondernemen. Ja, daar word ik echt blij van.’
‘SEM is bovendien een heel stabiel systeem’, legt Oetze Mulder uit. ‘Het werkt altijd en dat voelt heel vertrouwd. Als ondernemer heb je soms behoefte aan nieuwe functionaliteiten. Helemaal wanneer je bedrijf volop groeit. Het aantal modules is in de afgelopen jaren dan ook flink uitgebreid. Bij iedere vraag wordt kritisch gekeken of andere klanten van SEM deze behoefte ook hebben. Is dit het geval, dan is er veel mogelijk.’
Keukenmanagementsysteem
De Postwagen ontwikkelde zélf een keukenmanagementsysteem, dat gekoppeld is aan SEM. ‘Deze koppeling zorgt ervoor dat wanneer er een bestelling binnenkomt voor bijvoorbeeld een barbecue, er niet alleen een melding gaat naar het reserveringssysteem, personeelsplanning en de boekhouding. Er is ook een koppeling met de leverancier van de ingrediënten en de bestelling wordt automatisch verdeeld in componenten. Zo weten de medewerkers in de keuken met één klik wat ze moeten doen.’
‘Het gevolg is dat we beter kunnen inkopen en hier ook minder tijd mee kwijt zijn en sneller kunnen inspringen op wijzigingen en annuleringen. De keuken is minder bezig met administratieve taken, er is minder ruis en taken zijn voor iedereen inzichtelijk.’ De Postwagen groeide de afgelopen twintig jaar van dorpskroeg naar dé hotspot in Noord-Nederland, met een overdekte activiteitenarena, sfeervol a la carte restaurant, veelzijdige trouwzalen tot unieke overnachtingsmogelijkheden. ‘De tijd van een papieren agenda en handgeschreven notities ligt al ver achter ons. SEM en de koppeling met ons keukenmanagementsysteem zorgen ervoor dat we de ruimte hebben om verder bouwen aan ons bedrijf’, vertelt hij enthousiast.
