Succesverhaal
Fort de Gagel
Welkom bij Fort de Gagel! De mooiste nieuwe evenementenlocatie aan de rand van de stad Utrecht. Het fort is onderdeel van de Nieuwe Hollandse Waterlinie en sinds 2021 UNESCO werelderfgoed, echter heeft het fort nooit een bestemming gekregen. Het fort is nooit in gebruik geweest en na 170 jaar zijn wij ruim een jaar geleden gestart met de restauratie.
Cloud based totaalsysteem
In het verleden hebben wij met veel verschillende systemen gewerkt. Allemaal losse systemen die niet met elkaar communiceerden. Offertes maken duurden lang en veel werk werd dubbel gedaan. We waren op zoek naar een systeem dat cloud based is en een ‘one-stop-shop’. Een totaalsysteem.
Dit hebben wij gevonden in Smart Event Manager. We kunnen nu super snel offertes maken, zelfs als we niet achter een specifieke computer zitten. We werken in de cloud en via mobile maken we net zo snel een offerte als via desktop of tablet. Ideaal. Het systeem werkt super gebruiksvriendelijk, we ondervinden nooit bugs en is super snel. Daarnaast is het systeem in dagelijks gebruik net zo prettig als de inrichting van de achterkant. Alles zit erin. De facturatie werkt super prettig en de facturen worden opgemaakt in onze huisstijl. Er is een koppeling met ons boekhoudpakket en er draaien automatisch batches om de facturen en betalingen te linken en verwerken.
Naast evenementenlocatie zijn wij ook een restaurant. De ‘normale’ tafelreserveringen worden gemaakt in Smart Event Manager en wij hebben de tool geïmplementeerd in de website. Precies in onze huisstijl en komen in het complete dagoverzicht. Joost heeft ons gedurende het hele proces van het aanschaffen van Smart Event Manager tot de lancering super ondersteund en reageert altijd super snel en met concrete oplossingen.
Onze sales afdeling heeft de inrichting als zeer prettig ervaren door het ‘leren door doen’ principe. Het systeem wordt uitgelegd terwijl het gelijk ingericht wordt. Joost heeft een super fijne ‘niet zeuren maar oplossen’ mentaliteit en is goed bereikbaar. Daarnaast werkt de supportlijn super prettig en is iedereen net zo behulpzaam als onze accountmanager. Wij hebben om specifieke lay-outs gevraagd voor draaiboeken en reserveringslijsten. Binnen één dag stonden ze klaar om geïmplementeerd te worden.
Conclusie? Wij zijn super tevreden en raden iedereen het gebruik van Smart Event Manager aan. Dank voor de fijne samenwerking, op nog heel veel mooie jaren en projecten samen.
Namens Fort de Gagel, Sybren Ophof
