Succesverhaal
Het HEM en de switch naar SEM
Vanuit de wens de organisatie te professionaliseren hebben we gekeken naar reserveringssystemen die niet alleen gebruiksvriendelijker zijn, maar die ook meer structuur bieden binnen de verschillende afdelingen. Daarnaast wilden we dit zowel voor onze eigen tentoonstellingen en publieke events inzetten, als ook voor de zakelijke verhuur. Het gewenste systeem moest dus goede kaders bieden voor mogelijk- en onmogelijkheden om verschillende events naast elkaar te organiseren. Niet alleen door beschikbaarheid van ruimtes weer te geven, maar ook om bij te houden welke apparatuur in huis is, wat al in gebruik is en wat nog beschikbaar is.
Onze zoektocht
Verder vonden we het belangrijk dat het maken van een draaiboek een stuk sneller ging en dat de inzichtelijkheid voor de organisatie van de stand van zaken omtrent events en afspraken met derden vergroot zou worden. De standaardisering van processen was ook een belangrijk punt van overweging in onze zoektocht.
Overstappen naar een systeem betekende ook dat we op zoek moesten naar een nieuw ticketingsysteem. Ook hier hebben we aanbieders van zowel boekingsprogramma’s als ticketingsystemen naast elkaar gelegd en aanbod en kosten met elkaar vergeleken om tot een goede keuze te komen.
Hoe zorgen wij voor de organisatie van de evenementen?
De interne en externe evenementen verwerkten wij via losse documenten voor offertes, bevestigingen en draaiboeken. Overzichten voor zakelijke verhuur werden bijgehouden in Excel. Aanvragen en boekingen van zowel ons eigen programma als de zakelijke events werden verwerkt in een ticketingprogramma waar ook een personeelsplanning in zat, maar waar geen financiële afspraken in opgenomen konden worden.
Ook het inplannen van meerdaagse boekingen in dit systeem kostte veel tijd, omdat dit per dag gedaan moest worden (voor een tentoonstelling van 3 maanden niet bepaald een gebruiksvriendelijke opzet).
De switch naar smart event manager
Begin 2021 hebben we dan de overstap gemaakt en gekozen voor Smart Event Manager en Global Ticket. In onze keuze voor SEM gaven de volgende elementen de doorslag:
- niet meer steeds dezelfde handelingen hoeven doen maar programma’s als standaard reservering in het systeem zetten en zo dus tijd besparen
- ook verdere standaardisering van processen zoals offertes opstellen, huurovereenkomsten maken, e-mails versturen en facturering worden automatisch gegenereerd
- Kwaliteitsverbetering
- koppeling met ons boekhoudprogramma
- alle informatie over alle events zijn op één plek terug te vinden voor de gehele organisatie, ook als deze nog in optie staan
- goed crm-systeem
- uitgebreide rapportagemogelijkheden
- overall: tijdswinst en een stuk minder foutgevoelig!
Begeleiding
Het implementatieproces van SEM is zeer goed en voorspoedig verlopen. Met meerdere korte sessies per week op afstand en tussentijds zelf verder werken in en vullen van het systeem is het ons gelukt om binnen twee maanden operabel te zijn. De zeer goede bereikbaarheid van de helpdesk en opvolging op vragen of problemen waar we tegenaan lopen helpt hier ook zeker in mee.
Wie zijn wij
Pal naast het Noordzeekanaal, tegenover de Amsterdamse Westpoort, ligt het monumentale industrieterrein Hembrug. Vroeger was dit een militair terrein dat was afgesloten voor de buitenwereld, waar tot na de Tweede Wereldoorlog wapens en munitie werden geproduceerd. Op het terrein worden allang geen militaire functies meer beoefend. Het is tegenwoordig een woon- en recreatiegebied, met 35 rijks- en 22 gemeentelijke monumenten.
Één van deze panden, een kogelfabriek uit 1956 met een ondergrondse schietbaan, is in 2017 door ons moederbedrijf Amerborgh aangekocht en wij hebben het in 2018 gemaakt tot wat het nu is: een ‘Huis’ als ontmoetingsplaats voor eigentijdse cultuur. Het 200 meter lange, hagelwitte gebouw bestaat uit verschillende open ruimtes waar kunst beleefd en gemaakt wordt en waar bezoekers vrij zijn om op eigen tempo de verschillende kunstvormen te verkennen.
De Huiskamer op de begane grond is het hart van Het HEM. Deze gratis toegankelijke ruimte is ingericht als een plek waar je je ‘thuis’ voelt (de naam ‘HEM’ komt van het Germaanse woord ‘haima’, dat thuis betekent). Een fijne oplaadplek met een bibliotheek, een film- en podcasthoek (The Couch), een muziekbar, twee restaurants en een heerlijk terras aan het Noorzeekanaal.
In Het HEM wordt een publiek kunstprogramma gemaakt, worden samenwerkingen met onderwijsinstellingen aangegaan, is er een artist-in-residence ruimte (waar kunstenaars tijdelijk kunnen wonen en werken) en zijn er zes ateliers. Naast de culturele invulling wordt het gebouw ook gebruikt voor zakelijke events en film- en fotografie opnames. Het HEM is in de zomer van 2019 met een vliegende start geopend met ‘Chapter 1NE’, de eerste tentoonstelling en tegelijkertijd de eerste kennismaking van de wereld met Het HEM.
Namens Het HEM, Miquel Scholtens Moreira & Nora Schuit
