Succesverhaal
Het Scheepvaartmuseum
‘Dankzij Smart Event Manager (SEM) zijn onze werkprocessen geoptimaliseerd en versoepeld. We werken beter én efficiënter samen. Als je bij een nieuwe aanvraag alle stappen van Smart Event Manager (SEM) goed doorloopt, draai je aan het einde van de rit een offerte uit die voor 95 procent af is. Er staan geen fouten in, de taken voor collega’s zijn helder, ruimtes zijn gereserveerd en de opdrachtgever kan genieten’, zegt Ronald van Lopik, hoofd commerciële zaken van Het Scheepvaartmuseum in Amsterdam.
Dankzij SEM werken we efficiënter samen
Het museum is sinds eind 2014 enthousiaste gebruiker van SEM. ‘Dankzij de software is ons aanbod verbeterd en uitgebreid en het aantal gasten gegroeid. Een huwelijk, zakelijk evenement, diner, maar ook bruidsreportage, schoolreisje of het bezoek aan de tentoonstellingen met aansluitend een kop koffie met gebak. We organiseren onze evenementen strak en daar helpt SEM ons bij’, zegt Ronald enthousiast.
Doet wat het belooft
‘In 2014 wilden we de catering van veel evenementen meer zelf gaan verzorgen. We zochten naar een softwaresysteem dat ons hierin, maar ook op andere fronten, kon ondersteunen. Dit vonden we bij SEM. We voerden referentiegesprekken met verschillende bedrijven die SEM gebruikten. Zij waren enthousiast. Het systeem deed wat men beloofde en -voor ons ook heel belangrijk- ze vertelden dat het gebruikersvriendelijk was. Ook voor mensen die minder affiniteit hebben met computers.’
‘We kozen voor SEM. Wat ik heel positief vond, is dat we tijdens de implementatie van het systeem erg goed werden begeleid. We namen samen de tijd om na te denken over wat we wilden bereiken en waar de behoeftes lagen. Ons team werd bij ons op locatie getraind. Dit deden we door het systeem samen te vullen, waardoor we snel ingewerkt waren en specifieke wensen direct konden aanpassen. Het werkte fantastisch.’
Voor iedereen
‘Iedereen werkt ermee: van schoonmakers, technische dienst en beveiliging tot de keuken en de rondleiders. Dankzij SEM worden werkprocessen niet alleen geoptimaliseerd; informatie is ook makkelijker beschikbaar, we kunnen beter plannen en collega’s voelen zich meer eigenaar van hun taak of project.’
‘Bij een nieuwe aanvraag doorlopen we alle stappen van SEM. Met één druk op de knop draaien we een gelikte offerte uit, voorzien van sfeervolle foto’s en aanvullende informatie. Na akkoord van de klant weet iedereen wat hij of zij moet doen. Duurt een galadiner een uurtje langer? Dan verrekent SEM dit. Komen er op het laatste moment gasten bij? Dan krijgen de collega’s die hier rekening mee moeten houden daar een melding van. Dubbele boekingen komen niet voor, we kunnen het werk onderling makkelijk van elkaar overnemen en we maken minder fouten.’
Goede support
‘En als we een keer ergens tegenaan lopen waar we geen raad mee weten, dan kunnen we terugvallen op goede support. De mensen van de helpdesk van SEM reageren vlot. Als klant krijg je een bundel met een maximaal aantal tickets die je per jaar kunt inzetten. Ga je daaroverheen? Dan betaal je. Afspraken zijn helder en transparant. En daarom zou ik het zeker aan anderen aanbevelen’, besluit Ronald.
