Naast de basisfunctionaliteiten biedt Smart Event Manager nog meer verdiepende functies. Zo zorg je voor een nóg betere procesbeheer en zorg je dat alles soepel verloopt op de dag van het evenement.
Met de draaiboekfunctionaliteit kan je het volledige proces van het evenement inzichtelijk maken en communiceren met alle betrokken partijen. Zo weet iedereen precies wat er van hen wordt verwacht en wanneer.
Met Smart Event Manager kan je eenvoudig productielijsten maken voor de verschillende afdelingen. Hierdoor is het voor iedereen duidelijk wat er moet gebeuren en wie waar verantwoordelijk voor is.
Last-minute wijzigingen kunnen voor veel stress en verwarring zorgen. Met Smart Event Manager kan je deze wijzigingen eenvoudig doorvoeren en communiceren met alle betrokken partijen.
Met de functionaliteit voor inkopen en voorraadbeheer kan je gemakkelijk inkopen doen en de voorraad bijhouden. Hierdoor weet je altijd precies wat er wel en niet op voorraad is en kan je tijdig inkopen doen als dat nodig is.
Smart Event Manager biedt diverse automatische processen, zoals facturatie en betalingsherinneringen. Hierdoor kan je veel tijd besparen en wordt het proces efficiënter.
Met actiebeheer kan je eenvoudig acties toewijzen aan medewerkers of afdelingen. De acties kunnen verschillende niveaus hebben, zoals taken die direct of in een later stadium moeten worden uitgevoerd. Door acties toe te wijzen aan specifieke medewerkers of afdelingen creëer je duidelijkheid.
Dankzij de mogelijkheid om online offertes te accorderen, bespaar je veel tijd en voorkom je vertragingen in het boekingsproces. De klant kan de offerte direct goedkeuren en de reservering definitief maken.
Na afloop van het evenement kan je de klant eenvoudig vragen om een evaluatieformulier in te vullen. Zo krijg je waardevolle feedback over de dienstverlening en kan je deze gebruiken om je service nog verder te verbeteren.
Klanten kunnen via het reserveringssysteem eenvoudig informatie aanvragen of vragen stellen over het evenement. Zo kan je snel en efficiënt communiceren en de klanttevredenheid verhogen.
Meertalige offertes, bevestigingen en facturen Met Smart Event Manager kan je offertes, bevestigingen en facturen in meerdere talen versturen. Zo kan je klanten uit verschillende landen bedienen en vergroot je je internationale bereik.
Met Smart Event Manager actiebeheer heb je altijd inzicht in de voortgang van acties en taken. Je ziet in één oogopslag welke acties nog openstaan en welke al zijn afgehandeld. Zo kan je tijdig bijsturen als er vertraging optreedt en voorkom je dat taken blijven liggen.
Met Smart Event Manager stel je eenvoudig geavanceerde prijsstellingen in, zoals prijsschalen, prijsgroepen en gemengde btw-tarieven. Hierdoor kun je verschillende prijzen hanteren voor verschillende klantgroepen en de prijzen aanpassen op basis van de vraag.
Het indexeren van prijzen is een handige functie waarmee je automatisch prijzen kunt aanpassen op basis van inflatie of andere factoren. Hierdoor hoef je niet handmatig prijzen aan te passen en blijven je prijzen altijd up-to-date.
Soms moet je prijzen wijzigen, bijvoorbeeld vanwege veranderingen in de markt of vanwege nieuwe regelgeving. Met Smart Event Manager kun je gemakkelijk prijswijzigingen afhandelen en deze doorvoeren in alle bijbehorende elementen van een evenement.
Kortingen zijn een belangrijk onderdeel van de prijsbepaling van een evenement. Smart Event Manager maakt het mogelijk om automatisch kortingsberekeningen toe te passen op basis van verschillende criteria.
Het beheren van kostenplaatsen en -dragers is essentieel voor een goede financiële administratie. Met Smart Event Manager kun je eenvoudig kostenplaatsen en -dragers toewijzen aan verschillende elementen van een evenement, zoals personeel, catering en locatie.
Met SEM TV kan het planbord op een groot scherm worden getoond op een centrale plaats in de organisatie. Zo kan iedereen zien wat er gepland is en wat er nog moet gebeuren. Het biedt een compleet overzicht van alle evenementen en activiteiten, zodat je altijd up-to-date bent.
Smart Event Manager biedt de mogelijkheid om het planbord te koppelen aan je persoonlijke kalender. Hierdoor kun je gemakkelijk afspraken en deadlines inplannen zonder dat je hoeft te schakelen tussen verschillende applicaties. Alles komt samen in één overzichtelijke omgeving.
Met de dag- en weekweergave van het planbord heb je altijd een actueel overzicht van wat er gepland staat. Hierdoor zie je in één oogopslag wat er gebeurt en wanneer. De weekweergave is handig om lange-termijnplanning te doen, terwijl de dagweergave ideaal is voor de korte-termijnplanning.
Het planbord van Smart Event Manager biedt verschillende weergaven, zodat je op de manier kunt werken die het beste bij jou past. De tijdbalkweergave geeft een duidelijk beeld van de planning en de tijdlijn. De kalenderweergave is handig om snel te zien welke dagen er nog beschikbaar zijn en welke al volgepland zijn. De lijstweergave geeft een duidelijk overzicht van de evenementen in een tabel.
Met de capaciteitsgrafieken van het planbord zie je in één oogopslag hoe druk het is en wat er nog beschikbaar is. Het biedt een visueel overzicht van de beschikbare capaciteit op elk moment van de dag. Hierdoor kun je snel inschatten of je genoeg personeel hebt om het evenement te organiseren.
In Smart Event Manager kan je alleen groepstickets aanmaken, geen individuele tickets. Dit houdt in dat je één ticket aanmaakt voor de hele groep die het evenement bezoekt. Op deze manier hoef je niet voor elke individuele gast een apart ticket aan te maken en kan je tijd besparen in het ticketing proces.
Als een groep eenmaal geboekt heeft, kan je op de bevestiging direct de QR of streepjescode van het ticket weergeven. Dit betekent dat de groep niet eerst langs de kassa hoeft te gaan, maar direct naar binnen kan met hun ticket. Smart Event Manager heeft zelfs een scanner die de codes van de tickets kan herkennen maar de voorkeur heeft het om direct te koppelen met het kassa- of ticketingsysteem
Hoewel Smart Event Manager geen ticketingsysteem is, kan het wel gekoppeld worden aan andere ticketingsystemen. Als je al een ticketingsysteem gebruikt en SEM wilt integreren, dan is het mogelijk om de codes van SEM in het ticketingsysteem te laden. Op deze manier kunnen de codes herkend worden door het ticketingsysteem en kan je de tickets gemakkelijk en snel scannen.
Het organiseren van evenementen kan een complexe en uitdagende taak zijn, waarbij verschillende afdelingen en processen betrokken zijn. Smart Event Manager biedt een oplossing voor het optimaliseren van interne communicatie en procesbeheer, zodat jouw team efficiënter kan werken en de kwaliteit van het evenement kan verbeteren.
Met de draaiboekfunctionaliteit kan je het volledige proces van het evenement inzichtelijk maken en communiceren met alle betrokken partijen. Zo weet iedereen precies wat er van hen wordt verwacht en wanneer.
Met Smart Event Manager kan je eenvoudig productielijsten maken voor de verschillende afdelingen. Hierdoor is het voor iedereen duidelijk wat er moet gebeuren en wie waar verantwoordelijk voor is.
Last-minute wijzigingen kunnen voor veel stress en verwarring zorgen. Met Smart Event Manager kan je deze wijzigingen eenvoudig doorvoeren en communiceren met alle betrokken partijen.
Met de functionaliteit voor inkopen en voorraadbeheer kan je gemakkelijk inkopen doen en de voorraad bijhouden. Hierdoor weet je altijd precies wat er wel en niet op voorraad is en kan je tijdig inkopen doen als dat nodig is.
Smart Event Manager biedt diverse automatische processen, zoals facturatie en betalingsherinneringen. Hierdoor kan je veel tijd besparen en wordt het proces efficiënter.
Dankzij de mogelijkheid om online offertes te accorderen, bespaar je veel tijd en voorkom je vertragingen in het boekingsproces. De klant kan de offerte direct goedkeuren en de reservering definitief maken.
Smart Event Manager biedt diverse automatische processen, zoals facturatie en betalingsherinneringen. Hierdoor kan je veel tijd besparen en wordt het proces efficiënter.
Na afloop van het evenement kan je de klant eenvoudig vragen om een evaluatieformulier in te vullen. Zo krijg je waardevolle feedback over de dienstverlening en kan je deze gebruiken om je service nog verder te verbeteren.
Klanten kunnen via het reserveringssysteem eenvoudig informatie aanvragen of vragen stellen over het evenement. Zo kan je snel en efficiënt communiceren en de klanttevredenheid verhogen.
Meertalige offertes, bevestigingen en facturen Met Smart Event Manager kan je offertes, bevestigingen en facturen in meerdere talen versturen. Zo kan je klanten uit verschillende landen bedienen en vergroot je je internationale bereik.
Een belangrijk onderdeel van evenementenorganisatie is het beheer van de financiën. Met Smart Event Manager heb je een complete oplossing voor de financiële administratie van je evenementen. Van geavanceerde prijzen tot kostprijzen en prijswijzigingen, alles wordt overzichtelijk bijgehouden en geanalyseerd.
Met Smart Event Manager kun je gemakkelijk geavanceerde prijzen instellen, zoals staffels, tariefgroepen en gemengde btw-tarieven. Hierdoor kun je verschillende prijzen voor verschillende groepen klanten hanteren en kun je de prijsbepaling afstemmen op de vraag.
De tijd afhankelijke prijzen in Smart Event Manager bieden de mogelijkheid om verschillende tarieven te hanteren voor verschillende tijdsperioden, zoals uur, dag, dagdeel of nacht. Dit stelt je in staat om de tarieven flexibel aan te passen aan de vraag en het aanbod.
Het beheren van kostprijzen is cruciaal voor het bepalen van de winstmarge van een evenement. Met Smart Event Manager kun je gemakkelijk de kostprijzen bijhouden en inzicht krijgen in de kosten van verschillende elementen van een evenement.
Soms moet je prijzen wijzigen, bijvoorbeeld vanwege veranderingen in de markt of vanwege nieuwe regelgeving. Met Smart Event Manager kun je gemakkelijk prijswijzigingen afhandelen en deze doorvoeren in alle bijbehorende elementen van een evenement.
Kortingen zijn een belangrijk onderdeel van de prijsbepaling van een evenement. Smart Event Manager maakt het mogelijk om automatisch kortingsberekeningen toe te passen op basis van verschillende criteria.
Het beheren van kostenplaatsen en -dragers is essentieel voor een goede financiële administratie. Met Smart Event Manager kun je eenvoudig kostenplaatsen en -dragers toewijzen aan verschillende elementen van een evenement, zoals personeel, catering en locatie.
Het indexeren van prijzen is een handige functie waarmee je automatisch prijzen kunt aanpassen op basis van inflatie of andere factoren. Hierdoor hoef je niet handmatig prijzen aan te passen en blijven je prijzen altijd up-to-date.
Het planbord van Smart Event Manager is een essentiële tool om overzicht te houden over jouw evenementen. Het biedt een compleet en actueel overzicht van alle activiteiten, taken en deadlines. Je ziet in één oogopslag wat er gepland is en wanneer. Het planbord biedt de mogelijkheid om in te zoomen op details van een enkel evenement, maar ook om een overzicht van alle evenementen te bekijken.
Met de dag- en weekweergave van het planbord heb je altijd een actueel overzicht van wat er gepland staat. Hierdoor zie je in één oogopslag wat er gebeurt en wanneer. De weekweergave is handig om lange-termijnplanning te doen, terwijl de dagweergave ideaal is voor de korte-termijnplanning.
Het planbord van Smart Event Manager biedt verschillende weergaven, zodat je op de manier kunt werken die het beste bij jou past. De tijdbalkweergave geeft een duidelijk beeld van de planning en de tijdlijn. De kalenderweergave is handig om snel te zien welke dagen er nog beschikbaar zijn en welke al volgepland zijn. De lijstweergave geeft een duidelijk overzicht van de evenementen in een tabel.
Met de capaciteitsgrafieken van het planbord zie je in één oogopslag hoe druk het is en wat er nog beschikbaar is. Het biedt een visueel overzicht van de beschikbare capaciteit op elk moment van de dag. Hierdoor kun je snel inschatten of je genoeg personeel hebt om het evenement te organiseren.
Smart Event Manager biedt de mogelijkheid om het planbord te koppelen aan je persoonlijke kalender. Hierdoor kun je gemakkelijk afspraken en deadlines inplannen zonder dat je hoeft te schakelen tussen verschillende applicaties. Alles komt samen in één overzichtelijke omgeving.
Met SEM TV kan het planbord op een groot scherm worden getoond op een centrale plaats in de organisatie. Zo kan iedereen zien wat er gepland is en wat er nog moet gebeuren. Het biedt een compleet overzicht van alle evenementen en activiteiten, zodat je altijd up-to-date bent.
Een goede organisatie van evenementen vergt veel acties en taken die op tijd moeten worden uitgevoerd. Het is daarom belangrijk om overzicht te hebben in de status van de acties en wie er verantwoordelijk voor is. Met Smart Event Manager actiebeheer heb je grip op alle acties en taken en ben je altijd op de hoogte van de voortgang.
Met Smart Event Manager actiebeheer kan je eenvoudig acties toewijzen aan medewerkers of afdelingen. De acties kunnen verschillende niveaus hebben, zoals taken die direct moeten worden uitgevoerd of acties die moeten worden uitgevoerd in een later stadium van het evenement. Door acties toe te wijzen aan specifieke medewerkers of afdelingen creëer je duidelijkheid en verantwoordelijkheid.
Met Smart Event Manager actiebeheer heb je altijd inzicht in de voortgang van acties en taken. Je ziet in één oogopslag welke acties nog openstaan en welke al zijn afgehandeld. Zo kan je tijdig bijsturen als er vertraging optreedt en voorkom je dat taken blijven liggen.
Ticketing is een belangrijk onderdeel van evenementorganisatie. Smart Event Manager biedt de mogelijkheid om eenvoudig groepstickets aan te maken en deze te koppelen aan je reserveringen. Zo kan je snel en gemakkelijk tickets versturen naar je gasten en bespaar je tijd bij de kassa. In deze pagina lees je meer over de ticketing mogelijkheden in Smart Event Manager.
In Smart Event Manager kan je alleen groepstickets aanmaken, geen individuele tickets. Dit houdt in dat je één ticket aanmaakt voor de hele groep die het evenement bezoekt. Op deze manier hoef je niet voor elke individuele gast een apart ticket aan te maken en kan je tijd besparen in het ticketing proces
Als een groep eenmaal geboekt heeft, kan je op de bevestiging direct de QR of streepjescode van het ticket weergeven. Dit betekent dat de groep niet eerst langs de kassa hoeft te gaan, maar direct naar binnen kan met hun ticket. Smart Event Manager heeft zelfs een scanner die de codes van de tickets kan herkennen maar de voorkeur heeft het om direct te koppelen met het kassa- of ticketingsysteem.
Hoewel Smart Event Manager geen ticketingsysteem is, kan het wel gekoppeld worden aan andere ticketingsystemen. Als je al een ticketingsysteem gebruikt en SEM wilt integreren, dan is het mogelijk om de codes van SEM in het ticketingsysteem te laden. Op deze manier kunnen de codes herkend worden door het ticketingsysteem en kan je de tickets gemakkelijk en snel scannen.
Met 25 jaar ervaring en meer dan 1000 organisaties in Nederland die met ons werken, zijn wij een grote speler in software voor evenementenorganisaties.
Iedereen werkt ermee: van schoonmakers, technische dienst en beveiliging tot de keuken en de rondleiders. Dankzij SEM worden werkprocessen niet alleen geoptimaliseerd; informatie is ook makkelijker beschikbaar, we kunnen beter plannen en collega’s voelen zich meer eigenaar van hun taak of project.
Wil je meer weten over hoe Smart Event Manager jouw reserveringsproces kan optimaliseren en vereenvoudigen? Neem dan nu contact met ons op voor een vrijblijvende demonstratie en ontdek hoe onze reserveringsfunctionaliteit jouw organisatie kan helpen tijd en geld te besparen, terwijl je tegelijkertijd de klanttevredenheid verhoogt. Wacht niet langer en verbeter jouw reserveringsproces met Smart Event Manager!
Het bedrijf achter Smart Event Manager is Voorraedt. Continu wordt er verder ontwikkeld aan de software. Ook draagt Voorraedt zorg voor de support.
