Behoefte aan een locatie planningssysteem
Daarnaast kun je hier elkaar het bijzondere ja-woord geven of elkaar als collega’s beter leren kennen buiten werktijd om; in een ongedwongen sfeer. Je waant je als bezoeker tussen de bijzondere bouwwerken die ons terrein rijk is, een plek waar de verbeelding tot een ieder die hier voor openstaat, spreekt.
Omdat wij dagelijks schakelen tussen verschillende ‘stromingen’ van eigen programmering, maar ook externe retraites, bruiloften en bedrijfsevenementen zoals een bedrijfsfeest, een teambuilding of vergadering, ontstond de behoefte aan een locatie planningssysteem. Zo doende zijn wij gestart met Smart Event Manager, om overlappende programma’s op dezelfde locaties de spreekwoordelijke das om te doen! Omdat je in Smart Event Manager ook de tijd welke nodig is voor op- en afbouw kwijt kunt bij het reserveren van een voorziening, werkt dit heel fijn. We zitten hierdoor intern minder in elkaars vaarwater, en daarmee bedoel ik: van verschillende afdelingen binnen ons bedrijf.
Het doel is om: van apart opererende eilandjes af te stappen en de daarbij horende werkwijze, en meer naar één soort werkwijze. Dat gebeurt nu al iets meer doordat alles samenkomt in het Planbord van Smart Event Manager.
Wij werken nu bijna 3 maanden met Smart Event Manager en iedereen vindt stukje bij beetje, zijn of haar weg. De grootste omschakeling voor ons, zit in het principe: laat het systeem het werk vóór je doen. Wij zijn gewend om zelf bedragen door te rekenen bij het maken van offertes, en vooral zelf alles kloppend te maken, terwijl Smart Event Manager het echt vóór jou kan doen.
Daarnaast zijn wij enorm geholpen met de standaard reserveringsopties. Ik denk dat dit voor veel bedrijven herkenbaar is, dat veel reserveringen in de basis uit dezelfde opbouw bestaan. Het programma heeft de mogelijkheid om deze standaard reserveringen, die vaker voorkomen, direct aan te maken en in te laden bij het maken van een reservering in het planbord. Dit scheelt enorm veel tijd en daarmee ook fouten: de kans dat je iets vergeet wordt door het gebruik van deze functie beperkt. Al met al scheelt het werken met Smart Event Manager voor ons een hoop denkwerk en kostbare tijd!
Ruby Boudestein
