Erfolgsgeschichte
Fort de Gagel
Willkommen bei Fort de Gagel! Der schönste neue Veranstaltungsort am Stadtrand von Utrecht. Das Fort ist Teil der Nieuwe Hollandse Waterlinie und gehört seit 2021 zum UNESCO-Weltkulturerbe. Die Festung wurde nie in Betrieb genommen und nach 170 Jahren haben wir vor über einem Jahr mit der Restaurierung begonnen.
Cloud-basiertes Komplettsystem
Früher haben wir mit vielen verschiedenen Systemen gearbeitet. Alles getrennte Systeme, die nicht miteinander kommunizieren konnten. Die Erstellung von Angeboten dauerte sehr lange und viele Aufgaben wurden doppelt erledigt. Wir waren auf der Suche nach einem Cloud-basierten System, ein „One-Stop-Shop“. Ein Komplettsystem.
Das haben wir mit Smart Event Manager gefunden. Wir können jetzt superschnell Angebote erstellen, auch wenn wir nicht an einem bestimmten Computer sitzen. Wir arbeiten in der Cloud und können über das Handy genauso schnell ein Angebot erstellen wie über den Desktop oder das Tablet. Das ist ideal. Das System ist super benutzerfreundlich, wir bekommen keine Fehlermeldungen und es ist superschnell. Außerdem ist das System bei der täglichen Arbeit genauso angenehm wie das Backend. Alles ist vorhanden. Die Rechnungsstellung funktioniert hervorragend und die Rechnungen sind in unserem eigenen Stil formatiert. Es gibt eine Integration mit unserem Buchhaltungspaket und die Batches laufen automatisch, um Rechnungen und Zahlungen zu verknüpfen und zu verarbeiten.
Wir sind nicht nur ein Veranstaltungsort, sondern auch ein Restaurant. Die „normalen“ Tischreservierungen werden mit Smart Event Manager vorgenommen, und wir haben das Tool in unsere Website integriert. Ganz im Stil unseres Hauses und mit der kompletten Tagesübersicht Joost hat uns während des gesamten Prozesses, angefangen beim Kauf von Smart Event Manager bis hin zur Implementierung, super unterstützt und immer superschnell und mit konkreten Lösungen geantwortet.
Unsere Vertriebsabteilung hat die Einführung als sehr angenehm empfunden, da das Prinzip „Learning by doing“ gilt. Das System wird erklärt, während man es konfiguriert. Joost hat eine angenehme „nicht meckern, sondern lösen“-Mentalität und ist leicht zu erreichen. Außerdem ist die Support-Hotline sehr gut und jeder ist genauso hilfreich wie unser Account Manager. Wir haben um spezielle Layouts für Drehbücher und Buchungslisten gebeten. Innerhalb eines Tages standen sie zur Implementierung bereit.
Das Fazit? Wir sind sehr zufrieden und können Smart Event Manager nur weiterempfehlen. Vielen Dank für die tolle Zusammenarbeit, auf viele weitere tolle Jahre und gemeinsame Projekte.
Im Namen von Fort de Gagel, Sybren Ophof
