Unsere Suche
Außerdem war es uns wichtig, dass die Erstellung eines Ablaufplans erheblich schneller erfolgt und die Übersichtlichkeit für die Organisation hinsichtlich des Status von Veranstaltungen und Vereinbarungen mit Dritten verbessert wird. Die Standardisierung der Prozesse war ebenfalls ein wichtiger Aspekt bei unserer Suche.
Der Wechsel zu einem neuen System bedeutete auch, dass wir nach einem neuen Ticketsystem suchen mussten. Auch hier haben wir Anbieter von sowohl Buchungsprogrammen als auch Ticketsystemen gegenübergestellt und Angebot sowie Kosten verglichen, um eine gute Wahl zu treffen.
Wie sorgen wir für die Organisation der Veranstaltungen?
Interne und externe Veranstaltungen bearbeiteten wir über einzelne Dokumente für Angebote, Bestätigungen und Ablaufpläne. Übersichten für die gewerbliche Vermietung wurden in Excel geführt. Anfragen und Buchungen sowohl für unser eigenes Programm als auch für die Geschäftsevents wurden in einem Ticketingprogramm verarbeitet, das auch eine Personalplanung enthielt, aber keine finanziellen Vereinbarungen abbilden konnte.
Auch die Planung von mehrtägigen Buchungen in diesem System nahm viel Zeit in Anspruch, da dies täglich erfolgen musste (für eine dreimonatige Ausstellung war das keine benutzerfreundliche Lösung).
Der Wechsel zu Smart Event Manager
Anfang 2021 haben wir die Umstellung vorgenommen und uns für Smart Event Manager und Global Ticket entschieden. Bei unserer Wahl für SEM gaben die folgenden Punkte den Ausschlag:
- Nicht mehr ständig dieselben Handlungen durchführen zu müssen, sondern Programme als Standardreservierung im System zu hinterlegen und so Zeit zu sparen
- Weitere Standardisierung von Prozessen wie Angebotserstellung, Erstellung von Mietverträgen, Versand von E-Mails und automatische Rechnungsstellung
- Qualitätsverbesserung
- Anbindung an unsere Buchhaltungssoftware
- Alle Informationen zu allen Events sind an einem Ort für die gesamte Organisation verfügbar, auch wenn diese noch als Option bestehen
- Gutes CRM-System
- Umfangreiche Berichtsmöglichkeiten
- Insgesamt: Zeitersparnis und deutlich geringere Fehleranfälligkeit!
Begleitung
Der Implementierungsprozess von SEM verlief sehr gut und zügig. Mit mehreren kurzen Sitzungen pro Woche aus der Ferne und der Möglichkeit, zwischendurch selbst weiter im System zu arbeiten und es zu füllen, ist es uns gelungen, innerhalb von zwei Monaten betriebsbereit zu sein. Die sehr gute Erreichbarkeit des Helpdesks und die Nachverfolgung von Fragen oder Problemen, auf die wir stoßen, tragen ebenfalls maßgeblich dazu bei.
Wer sind wir
Direkt neben dem Nordseekanal, gegenüber vom Amsterdamer Westpoort, liegt das monumentale Industriegebiet Hembrug. Früher war dies ein militärisches Gelände, das für die Außenwelt abgeschottet war und auf dem bis nach dem Zweiten Weltkrieg Waffen und Munition produziert wurden. Heute werden auf dem Gelände keine militärischen Funktionen mehr ausgeübt. Es ist inzwischen ein Wohn- und Erholungsgebiet mit 35 nationalen und 22 kommunalen Denkmälern.
Eines dieser Gebäude, eine Kugelfabrik aus dem Jahr 1956 mit einem unterirdischen Schießstand, wurde 2017 von unserem Mutterunternehmen Amerborgh erworben, und wir haben es 2018 zu dem gemacht, was es heute ist: ein „Haus“ als Begegnungsort für zeitgenössische Kultur. Das 200 Meter lange, schneeweiße Gebäude besteht aus verschiedenen offenen Räumen, in denen Kunst erlebt und geschaffen wird und in denen Besucher in ihrem eigenen Tempo die verschiedenen Kunstformen entdecken können.
Das Wohnzimmer im Erdgeschoss ist das Herzstück von Het HEM. Dieser kostenlos zugängliche Raum ist so gestaltet, dass man sich „zu Hause“ fühlt (der Name „HEM“ stammt vom germanischen Wort „haima“, das ‚Zuhause‘ bedeutet). Ein angenehmer Ort zum Auftanken mit einer Bibliothek, einer Film- und Podcast-Ecke (The Couch), einer Musikbar, zwei Restaurants und einer herrlichen Terrasse am Nordseekanal.
Im Het HEM wird ein öffentliches Kunstprogramm angeboten, es werden Kooperationen mit Bildungseinrichtungen eingegangen, es gibt einen Künstler-Residenzraum (in dem Künstler vorübergehend wohnen und arbeiten können) sowie sechs Ateliers. Neben der kulturellen Nutzung wird das Gebäude auch für geschäftliche Veranstaltungen sowie Film- und Fotoproduktionen genutzt. Het HEM wurde im Sommer 2019 mit einem fulminanten Start eröffnet: „Chapter 1NE“ war die erste Ausstellung und gleichzeitig die erste Präsentation der Welt von Het HEM.
Im Namen von Het HEM,
Miquel Scholtens Moreira & Nora Schuit
