Bedarf an einem Standortplanungssystem
Außerdem kann man hier einander das besondere Ja-Wort geben oder sich als Kolleginnen und Kollegen außerhalb der Arbeitszeit besser kennenlernen – in einer ungezwungenen Atmosphäre. Als Besucher fühlt man sich zwischen den besonderen Bauwerken, mit denen unser Gelände reich ist, wie an einem Ort, an dem die Fantasie jeden anspricht, der dafür offen ist. Da wir täglich zwischen verschiedenen „Strömungen“ eigener Programmgestaltung sowie externen Retreats, Hochzeiten und Firmenveranstaltungen wie Firmenevents, Teambuildings oder Meetings wechseln, entstand der Bedarf an einem Standortplanungssystem. So haben wir mit Smart Event Manager begonnen, um sich überschneidende Programme an denselben Standorten effektiv zu vermeiden! Da man in Smart Event Manager auch die benötigte Zeit für Auf- und Abbau bei der Reservierung einer Einrichtung angeben kann, funktioniert das sehr gut. Dadurch stehen wir intern weniger im Weg, und damit meine ich: von verschiedenen Abteilungen innerhalb unseres Unternehmens.
Das Ziel ist es, von separat agierenden Inseln und den damit verbundenen Arbeitsweisen wegzukommen und hin zu einer einheitlicheren Arbeitsweise. Das geschieht bereits mehr und mehr, weil nun alles im Planboard von Smart Event Manager zusammengeführt wird.
Wir arbeiten jetzt seit fast 3 Monaten mit Smart Event Manager und jeder findet Stück für Stück seinen Weg. Die größte Umstellung für uns liegt im Prinzip: Lass das System die Arbeit für dich erledigen. Wir sind es gewohnt, selbst Beträge bei der Angebotserstellung durchzurechnen und vor allem alles selbst richtig zu machen, während Smart Event Manager das wirklich für dich übernehmen kann.
Außerdem wurden wir enorm durch die Standard-Reservierungsoptionen unterstützt. Ich denke, das ist für viele Unternehmen nachvollziehbar, dass viele Reservierungen in der Basis aus derselben Struktur bestehen. Das Programm hat die Möglichkeit, diese häufig vorkommenden Standardreservierungen direkt zu erstellen und beim Anlegen einer Reservierung im Planboard zu laden. Das spart enorm viel Zeit und somit auch Fehler: Die Chance, etwas zu vergessen, wird durch die Nutzung dieser Funktion begrenzt. Alles in allem erspart uns die Arbeit mit Smart Event Manager eine Menge Denkarbeit und wertvolle Zeit!
Ruby Boudestein
