Was vor 25 Jahren als gezieltes Tool für ein Veranstaltungszentrum begann, entwickelte sich im Laufe der Jahre zu Smart Event Manager: Intuitive webbasierte Software, die die vollständige Prozessunterstützung für dein (Event-)Unternehmen bietet. Ein Vierteljahrhundert später blickt Managing Partner Jaap de Vries auf ein Abenteuer voller Herausforderungen, Innovation und Wachstum zurück. Was einst als Idee seines Vaters begann, ist nun das Rückgrat zahlloser Unternehmen. ‚Wenn ich durch die Niederlande fahre, treffe ich so oft auf einen unserer Kunden. Das finde ich immer noch ein magisches Gefühl.‘
Es klingt ein bisschen wie ein Jugendbuch: Am 1. Januar 2000 begann Jaap de Vries‘ Vater mit der Entwicklung eines Buchungssystems. Das tat er aus der Leidenschaft heraus, die bestmögliche Software für seine Kunden zu entwickeln. Eine Mission, die Jaap sofort unterstützte, und schon während seines Studiums in Economics & Business entschied er sich, seinem Vater zu helfen. Einfach weiterzubauen, so lernte er Programmieren. Jaap: ‚Die Kombination aus dem Puzzeln beim Bauen und den Ergebnissen für den Kunden finde ich das Schönste.‘
‚Und jetzt sind wir 25 Jahre weiter‘, lacht er. Obwohl Smart Event Manager in dieser Zeit viele Entwicklungen durchgemacht hat und die intelligente Software von Anfang an von ihren Kunden geschätzt wird, steht eines fest: ‚Ohne unsere Kunden hätte Smart Event Manager nicht so lange bestehen können!‘, so Jaap.
Die Software macht wirklich den Unterschied
‚Wir haben schnell erkannt, dass wir mit unserer Software wirklich den Unterschied machen können‘, erzählt Jaap. ‚Der gesamte Prozess – von der Buchung bis zur Abrechnung – erfolgt über unser System. Das erspart unseren Kunden enorm viel Zeit und Mühe.‘ Inzwischen ist Smart Event Manager ein solides Unternehmen mit einem Team von Spezialisten. Gelegentlich programmiert Jaap selbst noch einmal etwas. ‚Aber ich fühle mich immer ein wenig, als würde ich schwänzen, wenn ich das mache‘, lacht er. ‚Unser Team besteht aus Menschen mit einer wunderbaren Mischung an Qualitäten, auf die ich sehr stolz bin. Der eine kann gut programmieren, der andere gut mit Menschen umgehen. Inzwischen sind wir vierzig Personen und ich finde es großartig, dies zusammen mit einem solch tollen Team tun zu dürfen.‘
Kundenorientiert und intuitiv
Eine der größten Stärken von Smart Event Manager ist die Benutzerfreundlichkeit der Software. ‚Die menschliche Seite ist für uns sehr wichtig. Wir sehen uns nicht nur als Softwarelieferant; der Support ist mindestens ebenso wichtig‘, erzählt Jaap. ‚Unsere Software ist für die Menschen gebaut, die täglich damit arbeiten. Die Software ist intuitiv und unterstützt den gesamten Eventmanagement-Prozess. Von Online-Buchungen und Personalplanung bis zur Küchenführung und Abrechnung. Ich sprach kürzlich mit einem Kunden, der mir erzählte, dass er dank unseres Systems selbst drei Tage pro Woche bei der Verwaltungsarbeit spart. Das ist natürlich fantastisch zu hören!‘
‚Wenn ich auf die Kunden schaue, die wir bedienen, bin ich sehr stolz darauf‘
‚Wenn ich jetzt auf die Kunden schaue, die wir bedienen, bin ich sehr stolz darauf‘, sagt Jaap. ‚Ich finde es zudem sehr beeindruckend zu sehen, dass Smart Event Manager das Herzstück vieler Prozesse bei Kunden ist. Dass große Organisationen vollständig auf unsere Software laufen, oft gekoppelt mit diversen anderen Systemen. Man kann die Software von Smart Event Manager in einer einfachen Form verwenden, aber sie enthält super viele Features. Ich finde es schön, wenn Kunden alle Optionen implementieren und so das Maximum aus den Möglichkeiten herausholen können. Darin versuchen wir, sie immer gut zu unterstützen. Das tun wir, indem wir sie sehr gut bei der Implementierung begleiten, aber auch mit unserem Helpdesk und den Best Practices der verschiedenen Standorte, mit denen wir bereits arbeiten.‘
Von Good zu Great
In den letzten Jahren hat Smart Event Manager einen erheblichen Wandel durchgemacht. Die ursprüngliche Desktop-Version wurde vollständig zu einer Cloud-Anwendung umgebaut. ‚Das war ein riesiger Arbeitsaufwand, der zehn Jahre gedauert hat‘, erzählt Jaap. ‚Das bedeutet, dass wir jetzt auf eine sehr spannende Zeit zugehen, in der wir uns vollständig auf weitere Optimierung und Erweiterung konzentrieren können. Dadurch können wir unsere Software für unsere aktuellen Kunden noch besser machen. Wir sind jetzt in der Phase von Good zu Great. Wir haben bereits viel erreicht, jetzt wollen wir exzellieren!‘
25 Jahre in die Zukunft?
‚So weit in die Zukunft kann ich nicht blicken‘, sagt Jaap lachend. Trotzdem erwartet er, dass Smart Event Manager in den kommenden Jahren schön weiter wachsen wird. Eine dieser Wachstumschancen liegt im Schritt ins Ausland. ‚Wir haben auf dem deutschen Markt begonnen, und das ist ein großartiges Abenteuer‘, erzählt Jaap. ‚Dort beginnen wir eigentlich von vorne, aber mit einem Berg an Erfahrung.‘
Zudem untersucht Smart Event Manager, wie KI helfen kann, noch effizienter zu arbeiten und die aktuellen Kunden besser zu unterstützen. ‚Wenn man dann doch über 25 Jahre in die Zukunft spricht, bin ich zu 100% sicher, dass sehr viel KI-gesteuert sein wird. Solche Entwicklungen finden wir als Team gerade sehr spannend‘, so Jaap. ‚Ich bin sehr gespannt, was die nächsten 25 Jahre alles passieren wird!‘
Dieser Artikel erschien im April 2025 auf events.nl
Text: Mahlee Plekker
Fotografie: Met Pitt
