Stehen die Worte „digital“ und „gastfreundlich“ in deinem Kopf im krassen Gegensatz zueinander? Nicht mehr, nachdem du Linda Bosman und Maarten Moors, Sales Consultants bei Voorraedt / Smart Event Manager, nach ihrer Vision gefragt hast. „Wir sind überzeugt, dass das Gegenteil der Fall ist. Wenn du ein digitales Tool wie beispielsweise unser neues Modul Online-Reservierung richtig einsetzt, kannst du ganz bewusst Zeit frei machen, um dich noch mehr um deine Gäste zu kümmern.“
Smart Event Manager liefert intelligente Software für die Verwaltung von Veranstaltungen, speziell darauf ausgerichtet, Event-Profis zu unterstützen. „Mit unserer Software versuchen wir, alles so einfach wie möglich für unsere Nutzer zu machen. Unsere Tools müssen also übersichtlich und klar sein“, beginnt Maarten. „Da ein großer Teil unserer Kollegen aus der Branche kommt, können wir sehr gut die Übersetzung zwischen der Realität und der Software machen. Die Software löst Fragen, mit denen man in der Praxis wirklich konfrontiert ist.“
Zeit frei für Gastfreundschaft
Gerade durch ihr Branchenwissen weiß Smart Event Manager, wie wichtig Gastfreundschaft ist. Linda: „Unsere Kunden sagen uns manchmal, dass sie etwas zögern, digitale Tools einzusetzen. Sie fürchten, dass der Einsatz eines digitalen Tools nicht gastfreundlich sei, weil sie den Kunden dann nicht persönlich sprechen. Aber wenn du ein digitales Tool richtig einsetzt, entsteht Zeit, in der sich die Event-Profis auf das konzentrieren können, was sie gut können: Veranstaltungen organisieren und sich um die Gäste kümmern, die Aufmerksamkeit benötigen.“
Anfragen oder direkt buchen
Das Modul Online-Reservierung wird oft für einfache Buchungen wie Meetings und Trainings verwendet. „Oft besteht eine Veranstaltung aus ähnlichen Elementen. Diese sind prima digital buchbar. Außerdem können Kunden das Tool auch für Anfragen nutzen. Bei uns ist das Modul so gestaltet, dass du eine Anfrage stellen kannst, die dann direkt als Option im Smart Event Manager erscheint. Diese Reservierung steht also tatsächlich als Option im Smart Event Manager“, erzählt Linda. „Als Eventmanager musst du sie dann nur noch akzeptieren. Andererseits kannst du auch direkt basierend auf der Verfügbarkeit buchen, die mit Smart Event Manager verknüpft ist. Unser Modul sucht immer die Verfügbarkeit in Echtzeit.“
Mehr Zeit für Maßarbeit
Die Tatsache, dass du mit dem Modul zwei Wege gehen kannst, macht Online-Reservierung einzigartig. „Du kannst sogar für jede Reservierungsart selbst einstellen, ob Kunden direkt buchen dürfen oder nicht“, ergänzt Maarten. „Für ein Meeting findest du das vielleicht in Ordnung, während du für eine Party nur Anfragen zulässt.
Für größere Veranstaltungen oder Kongresse ist in der Regel mehr Maßarbeit nötig“, bestätigt er. „Aber indem der erste Kontakt digital verläuft, entlastest du die Reservierungsabteilung enorm, so dass mehr Zeit für größere oder komplexere Veranstaltungen bleibt, die mehr Aufmerksamkeit erfordern. Für maßgeschneiderte Lösungen kann eine Anfrage über ein digitales Tool ein guter Einstieg sein. Der erste Kontakt kann rund um die Uhr erfolgen und die Beziehung wird im System angelegt. Die erste administrative Arbeit entfällt also; sobald du mit dem Kunden, der die Anfrage stellt, telefonierst, weißt du sofort, woran er interessiert ist, und kannst direkt zum Punkt kommen.“
Gastfreundschaft liegt im Zusammenspiel
Gastfreundschaft liegt laut Linda und Maarten vor allem im Zusammenspiel. Maarten: „Nicht nur im Modul, das du irgendwo buchst, sondern auch in der Art und Weise, wie du Menschen auf deiner Website ansprichst und mitnimmst. Voraussetzung ist allerdings, dass alles perfekt zusammenpasst. Ein digitales Tool muss den direkten Kontakt nicht ersetzen, es ist einfach ein zusätzlicher Service, den du deiner Website hinzufügst. Und dieser Service ist auch ein Stück Gastfreundschaft.“
Dieser Artikel erschien im Juni 2024 auf events.nl
Text: Mahlee Plekker
Fotografie: Met Pitt
